Datenschutzerklärung
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- Datenschutzerklärung der wodeca GmbH
Version vom 10.04.2024
In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, die wodeca GmbH (nachfolgend wodeca GmbH, wir oder uns), wie wir Personendaten erheben und sonst bearbeiten. Das ist keine abschliessende Beschreibung; allenfalls regeln andere Datenschutzerklärungen oder allgemeine Geschäftsbedingungen, Teilnahmebedingungen und ähnliche Dokumente spezifische Sachverhalte. Unter Personendaten werden alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.
Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.
Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO») und das Schweizer Datenschutzgesetz («DSG») ausgelegt. Ob und inwieweit diese Gesetze anwendbar sind, hängt jedoch vom Einzelfall ab.
1. Verantwortlicher / Datenschutzbeauftrager / Vertreter
Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, ist die wodeca GmbH, Grabenackerstrasse 36, 8156 Oberhasli, Schweiz, soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist. Wenn Sie datenschutzrechtliche Anliegen haben, können Sie uns diese an folgende Kontaktadresse mitteilen wodeca GmbH, Grabenackerstrasse 36, 8156 Oberhasli, Schweiz, info@wodeca.ch.
2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten
Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer
Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und anderen Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten oder die wir beim Betrieb unserer Websites, Apps und weiteren Anwendungen von deren Nutzern erheben.
Soweit dies erlaubt ist, entnehmen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister, Presse, Internet) gewisse Daten oder erhalten solche von anderen Unternehmen, von Behörden und sonstigen Dritten. Nebst den Daten von Ihnen, die Sie uns direkt geben, umfassen die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, insbesondere Angaben aus öffentlichen Registern, Angaben, die wir im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren erfahren, Angaben im Zusammenhang mit ihren beruflichen Funktionen und Aktivitäten (damit wir z.B. mit Ihrer Hilfe Geschäfte mit Ihrem Arbeitgeber abschliessen und abwickeln können), Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, Bonitätsauskünfte (soweit wir mit Ihnen persönlich Geschäfte abwickeln), Angaben über Sie, die uns Personen aus Ihrem Umfeld (Familie, Berater, Rechtsvertreter, etc.) geben, damit wir Verträge mit Ihnen oder unter Einbezug von Ihnen abschliessen oder abwickeln können (z.B. Referenzen, Ihre Adresse für Lieferungen, Vollmachten, Angaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie etwa der Geldwäschereibekämpfung und Exportrestriktionen, Angaben von Banken, Versicherungen, Vertriebs- und anderen Vertragspartnern von uns zur Inanspruchnahme oder Erbringung von Leistungen durch Sie (z.B. erfolgte Zahlungen, erfolgte Käufe), Angaben aus Medien und Internet zu Ihrer Person (soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist, z.B. im Rahmen einer Bewerbung, Presseschau, Marketing/Verkauf, etc.),
Ihre Adressen und ggf. Interessen und weitere soziodemographische Daten (für Marketing), Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Website (z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse des Smartphones oder Computers, Angaben zu Ihrem Gerät und Einstellungen, Cookies, Datum und Zeit des Besuchs, abgerufene Seiten und Inhalte, benutzte Funktionen, verweisende Website, Standortangaben).
3. Zwecke der Datenbearbeitung und Rechtsgrundlagen
Wir verwenden die von uns erhobenen Personendaten in erster Linie, um unsere Verträge mit unseren Kunden und Geschäftspartnern abzuschliessen und abzuwickeln, so insbesondere im Kauf und Verkauf von Berufsbekleidung sowie um unseren gesetzlichen Pflichten im In- und Ausland nachzukommen. Wenn Sie für einen solchen Kunden oder Geschäftspartner tätig sind, können Sie in dieser Funktion mit Ihren Personendaten natürlich ebenfalls davon betroffen sein.
Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten von Ihnen und weiteren Personen, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch für folgende Zwecke, an denen wir (und zuweilen auch Dritte) ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben:
⎯ Angebot und Weiterentwicklung unserer Angebote, Dienstleistungen und Websites,
Apps und weiteren Plattformen, auf welchen wir präsent sind;
⎯ Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung derer Anfragen (z.B. Bewerbungen,
Medienanfragen);
⎯ Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter
Kundenansprache sowie Erhebung von Personendaten aus öffentlich zugänglichen Quellen zwecks Kundenakquisition;
⎯ Werbung und Marketing (einschliesslich Durchführung von Anlässen), soweit Sie der
Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben (wenn wir Ihnen als bestehender Kunde von uns Werbung zukommen lassen, können Sie dem jederzeit widersprechen,
wir setzen Sie dann auf eine Sperrliste gegen weitere Werbesendungen); ⎯ Markt- und Meinungsforschung, Medienbeobachtung;
⎯ Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit
rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren;
⎯ Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und sonstigem Fehlverhalten (z.B.
Durchführung interner Untersuchungen, Datenanalysen zur Betrugsbekämpfung);
⎯ Gewährleistungen unseres Betriebs, insbesondere der IT, unserer Websites, Apps und
weiteren Plattformen;
⎯ Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts und sonstige Massnahmen zur IT-,
Gebäude- und Anlagesicherheit und Schutz unserer Mitarbeiter und weiteren Personen und uns gehörenden oder anvertrauten Werte (wie z.B. Zutrittskontrollen, Besucherlisten, Netzwerk- und Mailscanner, Telefonaufzeichnungen);
⎯ Kauf und Verkauf von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder Teilen von
Gesellschaften und andere gesellschaftsrechtliche Transaktionen und damit verbunden die Übertragung von Personendaten sowie Massnahmen zur Geschäftssteuerung und soweit zur Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Verpflichtungen sowie interner Vorschriften der wodeca GmbH.
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personaldaten für bestimmte Zwecke erteilt haben (zum Beispiel bei Ihrer Anmeldung zum Erhalt von Newslettern oder Durchführung eines Background-Checks), bearbeiten wir Ihre Personendaten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung, soweit wir keine andere Rechtsgrundlage haben und wir eine solche benötigen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat.
4. Cookies / Tracking und andere Technologien im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website
Wir setzen auf unserer Website typischerweise "Cookies" und vergleichbare Techniken ein, mit denen Ihr Browser oder Ihr Gerät identifiziert werden kann. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die an Ihren Computer gesendet bzw. vom verwendeten Webbrowser automatisch auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät gespeichert wird, wenn Sie unsere Website besuchen. Wenn Sie diese Website erneut aufrufen, können wir Sie so wiedererkennen, selbst wenn wir nicht wissen, wer Sie sind. Neben Cookies, die lediglich während einer Sitzung benutzt und nach Ihrem Website-Besuch gelöscht werden ("Session Cookies"), können Cookies auch benutzt werden, um Nutzereinstellungen und andere Informationen über eine bestimmte Zeit (z.B. zwei Jahre) zu speichern ("permanente Cookies"). Sie können Ihren Browser jedoch so einstellen, dass er Cookies zurückweist, nur für eine Sitzung speichert oder sonst vorzeitig löscht. Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass Sie Cookies akzeptieren. Wir nutzen permanente Cookies damit wir besser verstehen, wie Sie unsere Angebote und Inhalte nutzen und damit wir Ihnen auf Sie zugeschnittene Angebote und Werbung anzeigen können (was auch auf Websites von anderen Firmen geschehen kann; diese erfahren dann allerdings von uns nicht, wer Sie sind, falls wir selbst das überhaupt wissen, denn sie sehen nur, dass auf ihrer Website derselbe Nutzer ist, der auch bei uns auf einer bestimmten Seite war). Wenn Sie Cookies sperren, kann es sein, dass gewisse Funktionalitäten (wie z.B. Sprachwahl, Warenkorb, Bestellprozesse) nicht mehr funktionieren.
Wir bauen in unseren Newslettern und sonstigen Marketing-E-Mails teilweise und soweit erlaubt auch sicht- und unsichtbare Bildelemente ein, durch deren Abruf von unseren Servern wir feststellen können, ob und wann Sie die E-Mail geöffnet haben, damit wir auch hier messen und besser verstehen können, wie Sie unsere Angebote nutzen und sie auf Sie zuschneiden können. Sie können dies in Ihrem E-Mail-Programm blockieren; die meisten sind so voreingestellt, dass Sie dies tun.
Mit der Nutzung unserer Websites und der Einwilligung in den Erhalt von Newslettern und anderen Marketing-E-Mails stimmen Sie dem Einsatz dieser Techniken zu. Wollen Sie dies nicht, dann müssen Sie Ihren Browser bzw. Ihre E-Mail-Programm entsprechend einstellen, oder die App deinstallieren, sofern sich dies nicht über die Einstellungen anpassen lässt.
Wir setzen auf unseren Websites mitunter Google Analytics oder vergleichbare Dienste ein. Dies ist eine Dienstleistung von Dritten, die sich in irgendeinem Land der Erde befinden können (im Falle von Google Analytics ist es Google Irland (mit Sitz in Irland), Google Irland stützt sich dabei auf Google LLC (mit Sitz in den USA) als Auftragsbearbeiter (beide «Google»), www.google.com), mit welcher wir die Nutzung der Website (nicht personenbezogen) messen und auswerten können. Hierzu werden ebenfalls permanente Cookies benutzt, die der Dienstleister setzt. Wir haben den Dienst so konfiguriert, dass die IP-Adressen der Besucher von Google in Europa vor einer Weiterleitung in die USA gekürzt werden und dadurch nicht zurückverfolgt werden können. Wir haben die Einstellungen «Datenweitergabe» und «Signals» ausgeschaltet. Obwohl wir annehmen können, dass die Informationen, welche wir mit Google teilen, für Google keine Personendaten sind, ist es möglich, dass Google von diesen Daten für eigene Zwecke Rückschlüsse auf die Identität der Besucher ziehen, personenbezogene Profile erstellen und diese Daten mit den Google-Konten dieser Personen verknüpfen kann. Soweit Sie sich beim Dienstleister selbst registriert haben, kennt der Dienstleister Sie auch. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch den Dienstleister erfolgt dann in Verantwortung des Dienstleisters nach dessen Datenschutzbestimmungen. Uns teilt der Dienstleister lediglich mit, wie unsere jeweilige Website genutzt wird (keine Angaben über Sie persönlich).
Wir setzen auf unseren Websites ferner sog. Plug-Ins von sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter, Youtube, LinkedIn, Pinterest oder Instagram. Das ist für Sie jeweils ersichtlich (typischerweise über entsprechende Symbole). Wir haben diese Elemente so konfiguriert, dass sie standardmässig deaktiviert sind. Aktivieren Sie sie (durch Anklicken), können die Betreiber
der jeweiligen sozialen Netzwerke registrieren, dass Sie auf unserer Website sind und wo und können diese Informationen für ihre Zwecke nutzen. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten erfolgt dann in Verantwortung dieses Betreibers nach dessen Datenschutzbestimmungen. Wir erhalten von ihm keine Angaben zu Ihnen.
5. Datenweitergabe und Datenübermittlung ins Ausland
Wir geben im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten und der Zwecke gemäss Ziff. 3, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch Dritten bekannt, sei es, weil sie diese für uns bearbeiten, sei es, weil sie sie für ihre eigenen Zwecke verwenden wollen. Dabei geht es insbesondere um folgende Stellen:
⎯ Dienstleister von uns wie z.B. Banken, Versicherungen), einschliesslich
Auftragsbearbeitern (wie z.B. IT-Provider);
⎯ Händler, Lieferanten, Subunternehmer und sonstige Geschäftspartner; ⎯ Kunden;
⎯ in- und ausländische Behörden, Amtsstellen oder Gerichten; ⎯ Medien;
⎯ Öffentlichkeit, einschliesslich Besuchern von Websites und sozialer Medien; ⎯ Mitbewerber, Branchenorganisationen, Verbände, Organisationen und weitere Gremien;
⎯ Erwerber oder Interessenten am Erwerb von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder
sonstigen Teilen der wodeca GmbH;
⎯ anderen Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren; alle gemeinsam Empfänger.
Diese Empfänger sind teilweise im Inland, können aber irgendwo auf der Erde sein. Sie müssen insbesondere mit der Übermittlung Ihrer Daten in alle Länder rechnen, in denen die wodeca GmbH tätig ist sowie in andere Länder Europas und den USA, wo sich die von uns benutzten Dienstleister befinden (wie z.B. Microsoft und LinkedIn).
Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes (dazu verwenden wir die revidierten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die hier: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj? abrufbar sind), soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.
6. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten
Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht
mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert. Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs), gelten grundsätzliche kürzere Aufbewahrungsfristen von zwölf Monaten oder weniger.
7. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch wie etwa der IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen.
8. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind (eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, haben Sie in der Regel nicht). Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen (oder der Stelle oder Person, die Sie vertreten) zu schliessen oder diesen abzuwickeln. Auch die Website kann nicht genutzt werden, wenn gewisse Angaben zur Sicherstellung des Datenverkehrs (wie z.B. IP-Adresse) nicht offengelegt wird.
9. Profiling und automatisierte Entscheidfindung
Wir verarbeiten Ihre Personendaten teilweise automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling insbesondere ein, um Sie zielgerichtet über Produkte informieren und beraten zu können. Dabei setzen wir Auswertungsinstrumente ein, die uns eine bedarfsgerechte Kommunikation und Werbung einschliesslich Markt- und Meinungsforschung ermöglichen.
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung und auch sonst nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung (wie etwa in Art. 22 DSGVO geregelt). Sollten wir solche Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist und Sie über die damit zusammenhängenden Rechte aufklären.
10. Rechte der betroffenen Person
Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen (wie etwa im Falle der DSGVO) das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen, insbesondere jener für Zwecke des Direktmarketings, des für Direktwerbung betriebenen Profilings und weiterer berechtigter Interessen an der Bearbeitung sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität). Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Über die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen, haben wir bereits in Ziff. 3 informiert. Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kostenfolgen haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.
Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert
werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer 1 angegebenen Adresse kontaktieren.
Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).
11. Änderungen
Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.
ENGLISH VERSION:
Data Protection Statement of wodeca LLC
Version effective as of 10.04.2024
With this Data Protection Statement we, wodeca LLC (hereinafter wodeca LLC, we or us), describe how we collect and further process personal data. This Data Protection Statement is not necessarily a comprehensive description of our data processing. It is possible that other data protection statements or General Terms and Conditions, Conditions of Participation or similar documents are applicable to specific circumstances. The term "personal data" in this Data Protection Statement to shall mean any information that identifies, or could reasonably be used to identify any person.
If you provide us with personal data of other persons (such as family members, work colleagues), please make sure the respective persons are aware of this Data Protection Statement and only provide us with their data if you are allowed to do so and such personal data is correct.
This Privacy Notice is aligned with the EU General Data Protection Regulation («GDPR») and the Swiss Data Protection Act («DPA»). However, the application of these laws depends on each individual case.
1. Controller / Data Protection Officer / Representative
The "controller" of data processing as described in this data protection statement (i.e. the responsible person) is wodeca LLC, Grabenackerstrasse 36, 8156 Oberhasli, Switzerland, info@wodeca.ch unless we have informed you differently in certain cases. You can notify us of any data protection related concerns.
2. Collection and Processing of Personal Data
We primarily process personal data that we obtain from our clients and other business partners as well as other individuals in the context of our business relationships with them or that we collect from users when operating our websites, apps and other applications.
Insofar as it is permitted to us, we obtain certain personal data from publicly accessible sources (e.g., debt registers, land registries, commercial registers, press, internet) or we may receive such information from affiliated companies, from authorities or other third parties (such as e.g., [credit rating agencies, ][list brokers]). Apart from data you provided to us directly, the categories of data we receive about you from third parties include, but are not limited to, information from public registers, data received in connection with administrative or court proceedings, information in connection with your professional role and activities (e.g., in order to conclude and carry out contracts with your employer), information about you in correspondence and discussions with third parties, credit rating information (if we conduct business activities with you personally), information about you given to us by individuals associated with you (family, consultants, legal representatives, etc.) in order to conclude or process contracts with you or with your involvement (e.g. references, your delivery-address, powers of attorney), information regarding legal regulations such as anti-money laundering and export restrictions, bank details, information regarding insurances, our distributors and other business partners for the purpose of ordering or delivering services to you or by you (e.g., payments made, previous purchases), information about you found in the media or internet (insofar as indicated in the specific case, e.g. in connection with job applications, media reviews, marketing/sales, etc.), your address and any interests and other socio-demographic data (for marketing purposes), data in connection with your use of our websites (e.g., IP address, MAC address of your smartphone or computers, information regarding your device and settings, cookies, date and time of your visit, sites and content retrieved, applications used, referring website, localization data).
3. Purpose of Data Processing and Legal Grounds
We primarily use collected data in order to conclude and process contracts with our clients and business partners, in particular in connection with the sale and purchase of workwear pro as well as in order to comply with our domestic and foreign legal obligations. You may be affected by our data processing in your capacity as an employee of such a client or business partner. In the context of executive search, wodeca LLC mediates the contact between its client, who is looking for an executive, and a candidate. wodeca LLC forwards the application documents of candidates to the client and - subject to any statutory retention obligations - then deletes them from its database.
In addition, in line with applicable law and where appropriate, we may process your personal data and personal data of third parties for the following purposes, which are in our (or, as the case may be, any third parties') legitimate interest, such as:
⎯ providing and developing our products, services and websites, apps and other platforms, on
which we are active;
⎯ communication with third parties and processing of their requests (e.g., job applications,
media inquiries);
⎯ review and optimization of procedures regarding needs assessment for the purpose of direct
customer approach as well as obtaining personal data from publicly accessible sources for customer acquisition;
⎯ advertisement and marketing (including organizing events), provided that you have not
objected to the use of your data for this purpose (if you are part of our customer base and you receive our advertisement, you may object at any time and we will place you on a blacklist
against further advertising mailings); ⎯ market and opinion research, media surveillance;
⎯ asserting legal claims and defense in legal disputes and official proceedings;
⎯ prevention and investigation of criminal offences and other misconduct (e.g. conducting
internal investigations, data analysis to combat fraud);
⎯ ensuring our operation, including our IT, our websites, apps and other appliances;
⎯ video surveillance to protect our domiciliary rights and other measures to ensure the safety of
our premises and facilities as well as protection of our employees and other individuals and assets owner by or entrusted to us (such as e.g. access controls, visitor logs, network and mail scanners, telephone recordings);
⎯ acquisition and sale of business divisions, companies or parts of companies and other
corporate transactions and the transfer of personal data related thereto as well as measures for business management and compliance with legal and regulatory obligations as well as internal regulations of wodeca LLC.
If you have given us your consent to process your personal data for certain purposes (for example when registering to receive newsletters or carrying out a background check), we will process your personal data within the scope of and based on this consent, unless we have another legal basis, provided that we require one. Consent given can be withdrawn at any time, but this does not affect data processed prior to withdrawal.
4. Cookies / Tracking and Other Techniques Regarding the Use of our Website
We typically use "cookies" and similar techniques on our websites [and apps], which allow for an identification of your browser or device. A cookie is a small text file that is sent to your computer and automatically saved by the web browser on your computer or mobile device, when you visit our website [or install our app]. If you revisit our website [or use our app], we may recognize you, even if we do not know your identity. Besides cookies that are only used during a session and deleted after
your visit of the website ("session cookies"), we may use cookies in order to save user configurations and other information for a certain time period (e.g., two years) ("permanent cookies"). Notwithstanding the foregoing, you may configure your browser settings in a way that it rejects cookies, only saves tem for one session or deletes them prematurely. Most browsers are preset to accept cookies. We use permanent cookies for the purpose of saving user configuration (e.g., language, automated log in), in order to understand how you use our services and content, and to enable to show you customized offers and advertisement (which may also happen on websites of other companies; should your identity be known to us, such companies will not learn your identity from us; they will only know that the same user is visiting their website has previously visited a certain website). Certain cookies are sent to you from us, others from business partners with which we collaborate. If you block cookies, it is possible that certain functions (such as, e.g., language settings, shopping basket, ordering processes) are no longer available to you.
In accordance with applicable law, we may include visible and invisible image files in our newsletters and other marketing e-mails. If such image files are retrieved from our servers, we can determine whether and when you have opened the e-mail, so that we can measure and better understand how you use our offers and customize them. You may disable this in your e-mail program, which will usually be a default setting.
By using our websites and consenting to the receipt of newsletters and other marketing e-mails you agree to our use of such techniques. If you object, you must configure your browser or e-mail program accordingly.
We may use Google Analytics or similar services on our website. These are services provided by third parties, which may be located in any country worldwide (in the case of Google Analytics Google Ireland Ltd. (located in Ireland), Google Ireland relies on Google LLC (located in the United States) as its sub-processor (both «Google»), www.google.com) and which allow us to measure and evaluate the use of our website (on an anonymized basis). For this purpose, permanent cookies are used, which are set by the service provider. We have configured the service so that the IP addresses of visitors are truncated by Google in Europe before forwarding them to the United States and then cannot be traced back. We have turned off the «Data sharing» option and the «Signals» option. Although we can assume that the information we share with Google is not personal data for Google, it may be possible that Google may be able to draw conclusions about the identity of visitors based on the data collected, create personal profiles and link this data with the Google accounts of these individuals for its own purposes. If you have registered with the service provider, the service provider will also know your identity. In this case, the processing of your personal data by the service provider will be conducted in accordance with its data protection regulations. The service provider only provides us with data on the use of the respective website (but not any personal information of you).
In addition, we use plug-ins from social networks such as Facebook, Twitter, Youtube, LinkedIn, Pinterest or Instagram on our websites. This is visible for you (typically based on the respective symbols). We have configured these elements to be disabled by default. If you activate them (by clicking on them), the operators of the respective social networks may record that you are on our website and where on our website you are exactly and may use this information for their own purposes. This processing of your personal data lays in the responsibility of the respective operator and occurs according to its data protection regulations. We do not receive any information about you from the respective operator.
5. Datatransfer and Transfer of Data Abroad
In the context of our business activities and in line with the purposes of the data processing set out in Section 3, we may transfer data to third parties, insofar as such a transfer is permitted and we deem it appropriate, in order for them to process data for us or, as the case may be, their own purposes. In particular, the following categories of recipients may be concerned:
⎯ our service providers such as e.g. banks, insurances), including processors (such as e.g. IT
providers);
⎯ dealers, suppliers, subcontractors and other business partners; ⎯ clients;
⎯ domestic and foreign authorities or courts; ⎯ the media;
⎯ the public, including users of our websites and social media;
⎯ competitors, industry organizations, associations, organizations and other bodies;
⎯ acquirers or parties interested in the acquisition of business divisions, companies or other
parts of wodeca LLC;
⎯ other parties in possible or pending legal proceedings; ⎯ affiliates of wodeca LLC;
together Recipients.
Certain Recipients may be within Switzerland but they may be located in any country worldwide. In particular, you must anticipate your data to be transmitted to any country in which wodeca LLC is represented by affiliates, branches or other offices as well as to other countries in Europe and the USA where our service providers are located (such as Microsoft an LinkedIn).
If a recipient is located in a country without adequate statutory data protection, we require the recipient to undertake to comply with data protection (for this purpose, we use the revised European Commission’s standard contractual clauses, which can be accessed here: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj?), unless the recipient is subject to a legally accepted set of rules to ensure data protection and unless we cannot rely on an exception. An exception may apply for example in case of legal proceedings abroad, but also in cases of overriding public interest or if the performance of a contract requires disclosure, if you have consented or if data has been made available generally by you and you have not objected against the processing.
6. Retention Periods for your Personal Data
We process and retain your personal data as long as required for the performance of our contractual obligation and compliance with legal obligations or other purposes pursued with the processing, i.e. for the duration of the entire business relationship (from the initiation, during the performance of the contract until it is terminated) as well as beyond this duration in accordance with legal retention and documentation obligations. Personal data may be retained for the period during which claims can be asserted against our company or insofar as we are otherwise legally obliged to do so or if legitimate business interests require further retention (e.g., for evidence and documentation purposes). As soon as your personal data are no longer required for the above-mentioned purposes, they will be deleted or anonymized, to the extent possible. In general, shorter retention periods of no more than twelve months apply for operational data (e.g., system logs).
7. Data Security
We have taken appropriate technical and organizational security measures to protect your personal data from unauthorized access and misuse such as IT and network security solutions, encryption of data carriers and transmissions.
8. Obligation to Provide Personal Data To Us
In the context of our business relationship you must provide us with any personal data that is necessary for the conclusion and performance of a business relationship and the performance of our
contractual obligations (as a rule, there is no statutory requirement to provide us with data). Without this information, we will usually not be able to enter into or carry out a contract with you (or the entity or person you represent). In addition, the website cannot be used unless certain information is disclosed to enable data traffic (e.g. IP address).
9. Profiling [and Automated Individual Decision-Making]
We may partially process your personal data automatically with the aim of evaluating certain personal aspects (profiling). In particular, profiling allows us to inform and advise you about products possibly relevant for you more accurately. For this purpose, we may use evaluation tools that enable us to communicate with you and advertise you as required, including market and opinion research.
[In establishing and carrying out a business relationship, we generally do not use any fully automated individual decision-making (such as pursuant to article 22 GDPR). Should we use such procedures in certain cases, we will inform you separately on this and advise you of your relevant rights if required by law.]
10. Your Rights
In accordance with and as far as provided by applicable law (as is the case where the GDPR is applicable), you have the right to access, rectification and erasure of your personal data, the right to restriction of processing or to object to our data processing, in particular for direct marketing purposes, for profiling carried out for direct marketing purposes and for other legitimate interests in processing in addition to right to receive certain personal data for transfer to another controller (data portability). Please note, however, that we reserve the right to enforce statutory restrictions on our part, for example if we are obliged to retain or process certain data, have an overriding interest (insofar as we may invoke such interests) or need the data for asserting claims. If exercising certain rights will incur costs on you, we will notify you thereof in advance. We have already informed you of the possibility to withdraw consent in Section 3 above. Please further note that the exercise of these rights may be in conflict with your contractual obligations and this may result in consequences such as premature contract termination or involve costs. If this is the case, we will inform you in advance unless it has already been contractually agreed upon.
In general, exercising these rights requires that you are able to prove your identity (e.g., by a copy of identification documents where your identity is not evident otherwise or can be verified in another way). In order to assert these rights, please contact us at the addresses provided in Section 1 above.
In addition, every data subject has the right to enforce his/her rights in court or to lodge a complaint with the competent data protection authority. The competent data protection authority of Switzerland is the Federal Data Protection and Information Commissioner (http://www.edoeb.admin.ch).
11. Amendments of this Data Protection Statement
We may amend this Data Protection Statement at any time without prior notice. The current version published on our website shall apply. If the Data Protection Statement is part of an agreement with you, we will notify you by e-mail or other appropriate means in case of an amendment.
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